RINGKASAN SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

 

                                            Disusun oleh:     

1. Faris Ismail                (1310208220)

2. Silvia Cendana R.E.W         (1310208314)

3. Bella Aristya M                   (1310208315)

4. Sofyani Putri Y                   (1310208474)

5. Nana Indriyana Lahay         (1310208479)

6. Zulia Zufi P                (1310208649)

S1 MANAJAMEN

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA

SURABAYA

2016

Sistem Manajemen Basis Data

1. Organisasi Data

          Perusahaan menyimpan data dalam jumlah besar di sistem informasi berbasis komputernya hanya karena perusahaan tersebut melakukan begitu banyak transaksi bisnis. Terdapat begitu banyak data sehingga data tersebut tidak akan berguna dalam pengambilan keputusan bisnis tanpa adanya satu cara pengorganisasian yang efektif dan efisien. Agar dapat menggunakan data dan terhindar dari kekacauan, konsep “data” telah dipecah dan dikurangi menjadi konsep-konsep yang lebih kecil. Konsep-konsep data yang lebih kecil akan menyediakan balok-balok pembangunan yang dapat dikombinasikan untuk menghasilkan kembali data awal dalam suatu bentuk yang terorganisasi dan dapat diakses.

Ø  Hirarki Data

Data bisnis secara tradisional telah diorganisasikan ke dalam suatu hierarki field-field data yang bergabung untuk membentuk record dan record yang bergabung untuk membentuk file. Field data adalah unit data yang terkecil, mencerminkan jumlah data terkecil yang akan ditarik dari komputer pada satu waktu. Record adalah suatu koleksi field-field data yang saling berhubungan. File adalah koleksi record yang saling berhubungan. Hierarki sederhana field yang membentuk record yang bergabung menjadi satu file menciptakan organisasi mendasar dari seluruh data yang dipergunakan dalam pengambilan keputusan dengan bantuan komputer. Basis data adalah sekumpulan file, artinya kumpulan data yang berada di bawah kendali peranti lunak sistem manajemen basis data.

Ø  Spreadsheet sebagai Basis Data Sederhana

Tabel yang berisi baris dan kolom dapat disajikan dalam suatu spreadsheet. Karena banyak pengguna telah mengenal spreadsheet, ia dapat digunakan untuk memperkenalkan konsep-konsep basis data. Kolom-kolom dalam spreadsheet mencerminkan field-field data, sedangkan judul kolom berisi nama-nama field data. Baris-baris dalam tabel berisi nilai-nilai field.

Ø  Field Files

File datar (flat file) adalah suatu tabel yang tidak memiliki kolom-kolom yang berulang. Kolom-kolom yang berulang melanggar persyaratan bagi flat file. Alasan dari sebuah tabel harus menjadi flat file adalah karena komputer mambaca field-field data dari suatu record secara berurutan. Ketika urut-urutan ini bukan merupakan suatu urutan yang konstan, komputer tidak akan dapat membaca record dengan benar. Alasan kedua untuk flat file adalah bahwa ia memungkinkan struktur basis data relasional untuk dinormalisasi. Normalisasi adalah suatu proses formal untuk menghapus field-field data yang berulang sambil tetap menjaga kemampuan basis data untuk menambah, mengubah dan menghapus tanpa menyebabkan kesalahan. Normalisasi  berada diluar fokus buku ini dan merupakan fokus utama dari mata kuliah sistem informasi manajemen basis data.

Ø  Field-field Kunci

Kunci (key) di dalam suatu tabel adalah satu field (atau kombinasi field) yang berisi satu nilai yang secara unik mengidentifikasi masing-masing record di dalam tabel. Ini artinya bahwa setiapa baris dalam tabel akan teridentifikasi secara unik. Satu field dalam banyak kasus dapat menjadi kunci bagi suatu tabel. Hanya mampu membedakan antara dua atau tiga baris saja tidaklah cukup , nilai kunci harus unik untuk keseluruhan tabel. Kandidat kunci adalah sebuah field yang secara unik mengidentifikasi masing-masing baris tabel namun tidak dipilih untuk menjadi kunci.

Ø  Tabel-tabel yang Berhubungan

Tabel-tabel tersebut berbagi satu field yang sama, yaitu kode dan nilai field kode menentukan baris-baris mana di dalam tabel yang tergabung secara logis. Field kode terdapat di kedua tabel dan memungkinkan data di kedua tabel tersebut disatukan atau dihubungkan. Terkadang tabel-tabel yang pada awalnya berdiri sendiri belakangan dapat diminta untuk digabungkan.

2. Struktur Basis Data

            Struktur basis data adalah cara data diorganisasi agar pemrosesan data menjadi lebih efisien. Struktur ini kemudian diimplementasikan melalui suatu sistem manajemen basis data. Sistem manajemen basis data (DBMS) adalah suatu aplikasi peranti lunak yang menyimpan struktur basis data, data itu sendiri, hubungan di antara data di dalam basisi data dan nama-nama formulir,  jenis-jenis data, angka di belakang desimal, jumlah karakter, nilai-nilai default dan seluruh uraian field lainnya.

Ø  Struktur Basis Data Hierarkis

Sistem manajemen basis data IDS mengikuti suatu struktur basis data hierarkis. Jika digambarkan maka gambarnya akan seperti cabang-cabang dari sebuah pohon. Untuk mendapatkan satu record dari satu cabang ke satu cabang lainnya mengharuskan sistem manajemen basis data tersebut menavigasi kembali ke persimpangan umum dari cabang-cabang tersebut. Struktur hierarkis populer karena ia bekerja dengan baik pada sistem pemrosesan transaksi yang melakukan tugas-tugas seperti pengendalian persediaan, entri pesanan, piutang dan utang dagang.

Ø  Struktur Basis Data Jaringan

Dikembangkan untuk memungkinkan penarikan record-record tertentu. Ia memungkinkan suatu record tertentu menunjuk pada semua record lainnya di dalam basis data. Gugus tugas basis data yang merupakan subkomite dari CODASYL mengeluarkan spesifikasinya untuk struktur basis data jaringan pada tahun 1971.

Ø  Struktur Basis Data Relasional

Jika struktur hierarkis dan jaringan mengandalkan diri pada relasi fisik di dalam bentuk alamat-alamat penyimpanan, relasi dalam struktur basis data relasional adalah implisit. Relasi implisit dapat secara tidak langsung berasal dari data. Ketika terdapat satu field data yang sama dalam dua tabel, maka record dari kedua tabel tersebut akan dapat digabungkan ketika nilai-nilai field datanya sama.

3. Contoh Basis Data Relasional

            Basis data akan mengurangi pengulangan data dalam tabel-tabel. Basis data akan meningkatkan konsistensi data dan akurasi data. Ini merupakan masalah yang sangat penting. Manajer mengambil keputusan yang sangat penting bagi operasi perusahaan dan oleh sebab itu mereka membutuhkan data yang akurat dan konsisten dengan data lain di dalam basis data. Mengurangi jumlah pengulangan data adalah hal yang baik, tetapi konsistensi dan akurasi data merupakan suatu hal yang vital.

Ø  Basis Data Jadwal

Contoh yang dipergunakan di sini diimplementasikan pada peranti lunak sistem manajemen basis data Microsoft Access, namun implementasi ini akan serupa pada setiap produk basis data relasional lainnya. IBM, Oracle, Microsoft dan banyak perusahaan lain menyediakan peranti lunak sistem manajemen basis data relasional. Implementasi dapat sedikit berbeda, tetapi semua mempergunakan struktur yang sama. Kode adalah suatu field teks, dimana ia dapat memuat huruf, digit dan/atau simbol. Field kode adalah kunci untuk tabel, sehingga tidak diperkenankan adanya nilai-nilai duplikat.

Ø  Konsep Basis Data

Nilai-nilai kode ditampilkan saling berurutan, namun kedua record tersebut bisa jadi berada di tempat penyimpanan yang sama sekali berbeda . integrasi logis record-record yang melintasi  berbagai lokasi fisik ini disebut dengan konsep basis data. Indepedensi data adalah kemampuan untuk melakukan perubahan pada struktur data tanpa melakukan perubahan pada program-program aplikasi yang memproses data.

4. Membuat Basis Data

Terdapat 3 langkah utama untuk membuat basis data, yaitu :

Ø  Menentukan Kebutuhan Data

2 pendekatan untuk menentukan kebutuhan data adalah :

ü  Pendekatan yang berorientasi pada proses

Untuk mendefinisikan kebutuhan data dalam suatu pendekatan proccess-oriented akan dijalankan langkah-langkah sebagai berikut:

·         Mendefinisikan masalah

·         Mengidentifikasikan keputusan yang dibutuhkan

·         Menjabarkan kebutuhan informasi

·         Menentukan pemrosesan yang dibutuhkan

·         Menentukan spesifikasi kebutuhan dana

ü  Pendekatan pemodelan perusahaan

Jika perusahaan melakukan pemodelan data perusahaan, deskripsi dari seluruh data perusahaan disebut sebagai model data perusahaan.

Ø  Teknik-teknik Pemodelan Data

Terdapat 2 teknik pemodelan data yaitu :

ü  Diagram relasi entitas, digunakan untuk menguraikan hubungan antara kumpulan-kumpulan data konseptual sehingga record-recordnya saling terhubung akan dapat digabungkan bersama.

ü  Diagram kelas, digunakan untuk menguraikan hubungan data maupun tindakan-tindakan yang mengoperasikan data di dalam relasi.

Ø  Diagram Relasi Entitas

Seperti ditunjukkan oleh namanya, berhubungan dengan data di dalam entitas dan hubungan antar entitas. Ketika pengguna dan spesialis informasi mulai untuk berkomunikasi tentang kebutuhan data untuk suatu sistem informasi, mereka akan bicara mengenai pengumpulan field-field data yang saling berhubungan daripada field-field data individu. Kumpulan konseptual field-field data yang saling berhubungan ini disebut entitas.

Ø  Diagram Kelas

Diagram kelas terdiri atas kelas-kelas yang memiliki nama, field-field di dalam kelas dan tindakan-tindakan yang dilakukan atas kelas. Diagram kelas mengilustrasikan diagram relasi entitas yang baru saja kita selesaikan.

5. Menggunakan Basis Data

Formulir, laporan dan query adalah metode-metode umum yang dipergunakan untuk mengakses basis data yang disimpan dalam suatu sistem manajemen basis data.

Ø  Laporan dan Formulir

Perbedaan terbesar antara formulir dan laporan adalah formatnya. Formulir secara tipikal menampilkan satu record saja dalam satu waktu dan tidak memberikan ikhtisar data serta biasanya tidak melakukan agregasi data dari banyak tabel basis data. Formulir ini dikembangkan dalam access, tetapi ia mewakili formulir lain yang dihasilkan oleh sebagian besar peranti lunak DBMSA paling besar.

ü  Navigasi, pengguna dapat melakukan navigasi dari satu record ke record berikutnya dengan mepergunakan baris navigasi yang berada di bagian bawah formulir.

ü  Akurasi, formulir akan menjalankan definisi field data yang telah ditentukan ketika basis data dibuat.

ü  Konsistensi, hal yang sangat penting ketika nilai-nilai field dalam satu tabel dipergunakan untuk menggabungkan recordnya ke tabel yang lain.

ü  Penyaringan, pengguna mungkin ingin menyaring record yang ingin dilihat dengan menggunakan formulir ini.

ü  Subformulir, mengkombinasikan formulir dan subformulir.

Laporan adalah data teragregasi dari basis data yang diformat dengan cara yang akan membantu pengambilan keputusan.

Ø  Query

Query adalah suatu permintaan kepada basis data untuk menampilkan record-record yang dipilih. Sistem manajemen basis data biasanya memberikan antarmuka yang mudah untuk digunakan bagi para pengguna. Query pada umunya memilih field data dalam jumlah terrbatas dan kemudian membatasi record-record yang ditampilkan berdasarkan satu kumpulan kriteria tertentu.

Ø  Bahasa Query Terstruktur

Bahasa query terstruktur adalah kode yang digunakan oleh sistem manajemen basis data relasional untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan basis datanya.

Ø  Pemrosesan Basis Data Lanjutan

Pemrosesan analitis on-line telah menjadi hal yang sermakin umum dalam peranti lunak sistem manajemen basis data. Vendor-vendor memasukkan fitur ini untuk memungkinkan dilakukannya analisis data yang mirip dengan statistik cross-tabulation. Data miring, data marts dan data warehousing mengacu pada kelompok konsep yang melihat data perusahaan sebagai sebuah peti harga yang harus dibuka, diperiksa dan dikuasai. Knowledge discovery adalah konsep menarik lainnya.

6. Personel Basis Data

            Terdapat beberapa personel penting yang berkaitan dengan basis data. Administrator basis data memiliki tanggung jawab teknis maupun manajerial atas sumber daya basis data. Programmer basis data diminta untuk membuat kode komputer pemrosesan data yang efisien. Pengguna akhir basis data adalah personel basis data penting lainnya. Melalui keputusan yang mereka buat dan jumlah data yang diambil, pengguna akhir memberikan dampak yang sangat besar pada desain, penggunaan dan efisiensi basis data.

Ø  Administrator Basis Data

Spesialis informasi yang ahli dalam mengembangkan, menyediakan dan mengamankan basis data adalah administrator basis data (database administrator – DBA). Tugas – tugas DBA dapat dibagi menjadi 4 area utama yaitu :

·         Perencanaan basis data, mencakup bekerja dengan manajer-manajer area bisnis dalam mendefinisikan kebutuhan data perusahaan.

·         Implementasi basis data, terdiri atas pembuatan basis data untuk mengikuti spesifikasi dari sistem manajemen basis data yang dipilih, maupun menyiapkan dan melaksanakan kebijakan dan prosedur bagi pengguna basis data.

·         Operasi basis data, meliputi penawaran program-program pendidikan bagi para pengguna basis data dan memberikan bantuan jika dibutuhkan.

·         Keamanan basis data, meliputi pengawasan aktivitas basis data dengan menggunakan angka statistik yang diberikan oleh sistem manajemen basis data.

Ø  Programmer Basis Data

Programmer basis data menunjukkan spesialisasi dan seleksi tingkat tinggi. Programmer basis data sering kali menuliskan kode untuk memecah dan/atau mengagregasikan data bagi basis data. Seorang pengguna kemudian dapat men-download data yang telah dikumpulkan secara efisien ini dari sumber daya komputer perusahaan ke komputer pribadinya. Salah satu keuntungannya adalah basis data perusahaan hanya diakses satu kali saja dan pemrosesan basis data lebih lanjut akan terjadi hanya pada sumber daya komputasi pengguna, sehingga memberikan tingkat efisiensi yang lebih tinggi bagi penggunaan basis data. Keuntungan lainnya adalah bahwa pengguna tidak perlu mengakses sepenuhnya dari basis data perusahaan dan karena seorang pengguna akan memiliki kemungkinan lebih besar untuk melakukan daripada seorang programmer basis data, maka basis data tersebut menjadi lebih aman.

Ø  Pengguna Akhir

Pengguna akhir tidak dapat diabaikan sebagai personel penting yang berinteraksi dengan basis data. Mereka membuat laporan dan formulir, memberikan query kepada basis data dan menggunakan jawaban dari pertanyaan basis data mereka untuk pengambilan keputusan yang akan memengaruhi perusahaan dan unsur pokok lingkungannya.

7. Menempatkan Sistem Manajemen Basis Data dalam Perspektif

            Sistem basis data memungkinkan kita membuat sebuah basis data, memelihara isinya dan menyebarkan data kepada khalayak pengguna yang luas tanpa harus mempergunakan pemograman komputer yang berbiaya mahal. Kemudahan penggunaannya memungkinkan para manajer dan staf profesional mengakses isi basis data dengan pelatihan yang sederhana. Setiap sisi teknologi informasi memiliki keuntungan dan kerugiannya masing-masing sistem manajemen basis data juga demikian.

Ø  Keuntungan DBMS

DBMS memungkinkan perusahaan maupun pengguna perorangan untuk :

·         Mengurangi pengulangan data, jumlah data akan dikurangi, dibandingkan dengan ketika file-file komputer disimpan secara terpisah untuk setiap aplikasi komputer.

·         Mencapai independensi data, spesifikasi data disimpan dalam basis data itu sendiri daripada di setiap program aplikasi.

·         Mengambil data dan informasi dengan cepat, relasi logis dan bahasa query terstruktur memungkinkan pengguna menarik data dalam hitungan detik atau menit dibandingkan dengan berjam-jam atau berhari-hari jika mengambil data dengan menggunakan bahasa pemograman tradisional seperti COBOL atau java.

·         Keamanan yang lebih baik, baik DBMS mainframe maupun komputer mikro dapat memiliki tingkat pengamanan keamanan yang berlapis seperti kata sandi, direktori, pengguna dan enkripsi.

Ø  Kerugian DBMS

Keputusan untuk menggunakan DBMS akan membuat perusahaan atau pengguna memberikan komitmennya untuk :

·         Membeli peranti lunak yang mahal

·         Mendapatkan konfigurasi peranti keras yang besar

·         Mempekerjakan dan memelihara staf DBA