RINGKASAN MARKETING INFORMATION SYSTEMS

RINGKASAN MARKETING INFORMATION SYSTEMS

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Disusun oleh :

1.      Faris Ismail                                                (1310208220)

2.      Silvia cendana R.E.W                               (1310208314)

3.      Bella Aristiya M                                        (1310208315)

4.      Sofyani Putri Y                                         (1310208474)

5.      Nana Indriyana Lahay                              (1310208479)

6.      Zulia Zufi P                                               (1310208649)

SI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INSONESIA

SURABAYA

2016

1.      Marketing Information System

Pemasaran merupakan area fungsional pertama yang menunjukkan minat pada sistem informasi manajemen. Setelah konsep sistem majemen informasi pemasaran dibuat, para pemasar menyesuaikannya ke area aplikasi dan menyebutnya sistem informasi pemasaran. Model grafis awal menjadi dasar untuk mengorganisasikan semua sistem informasi fungsional.

Setiap perusahaan harus mengorganisasi informasi pemasaran ke manajer pemasarannya. Perusahaan mempelajari informasi yang dibutuhkan oleh manajernya dan selanjutnya merancang sistem informasi pemasaran untuk mencapai kebutuhan ini. Jadi, peran sistem informasi pemasaran adalah memperkirakan kebutuhan informasi manajer, mengembangkan informasi yang dibutuhkan, dan mendistribusiakan informasi tersebut dengan tepat waktu.

Sistem informasi pemasaran terdiri dari manusia, peralatan, dan prosedur untuk mengumpulkan, menyortir, menganalisis, mengevaluasi, dan mendistribusikan informasi yang sesuai kebutuhan, tepat waktu, dan akurat kepada pengambil keputusan pemasaran.

Sistem informasi pemasaran juga terdiri dari tiga subsistem input yaitu sistem informasi akuntansi, penelitian pemasaran, dan intelijen pemasaran. Subsistem output mengarahkan kebutuhan informasi dari empat unsur bauran pemasaran (produk, tempat, promosi, dan harga), ditambah integrasi keempatnya.

Masalah yang sering dihadapi oleh banyak perusahaan adalah bagaimana menyediakan informasi tepat pada waktunya, sehingga dapat berguna pada pimpinan, baik untuk perencanaan maupun untuk bertindak. Hal ini tercermin dari beberapa keluhan seperti:

1.      Terlalu banyak informasi pemasaran yang kurang tepat macam atau jenisnya.

2.      Tidak banyak informasi pemasaran yang tepat sesuai dengan kebutuhan.

3.      Informasi pemasaran yang ada tersebar di seluruh perusahaan, dan ini biasanya membutuhkan suatu usaha yang besar untuk menempatkan fakta tersebut sesederhana mungkin.

4.      Informasi pemasaran yang penting kadang-kadang ditahan oleh bawahan, jika bawahan itu yakin bahwa informasi ini akan mencerminkan hal yang tidak baik atau tidak menguntungkan bagi penilaian hasil prestasi atau pekerjaannya.

5.      Informasi yang penting sering diterimanya terlambat untuk digunakan.

6.      Informasi sering diterima dalam bentuk yang tidak menggambarkan adanya gagasan dari kecermatan dan tidak ada usaha untuk mengadakan konfirmasi.

II.  Struktur Organisasi Fungsional

Perusahaan bisnis telah teratur dalam hal tugas-tugas atau fungsi-fungsi yang dilaksanakan. Semua jenis organisasi memiliki fungsi pemasaran, keuangan, sumber daya informasi, dan jasa informasi, walau nama-nama ini jarang terlihat pada bagan organisasi. Perusahaan yang memiliki fungsi manufaktur adalah perusahaan yang memproduksi produk yang dijualnya. Fungsi-fungsi lain meliputi engineering, dan penelitian dan pengembangan.

III.  Sistem Informasi Fungsional

Pengaruh organisasi fungsional sangat luas sehingga sistem informasi juga dapat diorganisasikan secara fungsional, seperti gambar 1. sistem konseptual merupakan pencerminan sistem fisik yang diwakilinya.

Sistem informasi yang pertama adalah sistem informasi pemasaran. Dalam antusiasme yang tinggi untuk menerapkan komputer, para pemasar membangun suatu landasan teoritis yang kokoh yang diatasnya sistem informasi untuk semua area fungsional dapat dibangun.

IV.  Arti dan Peranan Sistem Informasi Pemasaran

Informasi adalah keterangan baik berupa data atau fakta maupun hasil analisis, pertimbangan atau pandangan dari yang menyampaikannya mengenai kondisi atau hal-hal yang berkaitan dengan kebutuhan dalam pengambilan keputusan. Dalam informasi ini tercakup data atau fakta mengenai kondisi atau keadaan yang berlaku, baik yang sedang atau yang telah terjadi. Sedangkan sistem informasi pemasaran adalah keterangan baik berupa data atau fakta maupun hasil analisis, pertimbangan atau pandangan dari yang menyampaikannya mengenai kondisi atau hal-hal yang berkaitan dalam pengambilan keputusan dalam bidang pemasaran. Informasi pemasaran penting bagi manajer pemasaran, karena manajer pemasaran menghadapi kebutuhan akan informasi pemasaran.

Untuk melengkapi data dalam proses keputusan, para manajer harus mampu mengumpulkan lebih banyak data yang memerlukan tidak sedikit biaya. Keputusan tersebut ada yang tepat dan ada pula yang tidak tepat. Resiko ketidaktepatan keputusan yang diambil, mengakibatakan kerugian dari segi biaya dan kemungkinan terjadi kerugian potensial.

Oleh karena itu, manajer pemasaran selalu dihadapkan kepada masalah pengambilan keputusan di bidang pemasaran, maka informasi pemasaran mempunyai arti dan peranan yang sangat penting. Manajer akan selalu terus menerus menghadapi keputusan yang riskan. Dalam hal ini diperlukan bantuan-bantuan sumber informasi melalui riset. Bila resiko keputusan yang akan diambil melalui pertimbangan informasi dapat dikurangi, maka secara nyata biayanya adalah layak.

V.  Kebutuhan Akan Sistem Informasi Pemasaran

Saat ini banyak kekuatan lingkungan yang mengharuskan setiap perusahaan mengelola informasi pemasaran seefektif mungkin. Beberapa kekuatan lingkungan serta hubungannya dengan manajemen informasi yaitu:

1.      Makin berkurangnya rentang waktu (time span) yang disediakan bagi para eksekutif untuk mengambil keputusan. Pada saat sekarang daur hidup produksi sering lebih pendek dibandingkan dahulu. Perusahaan-perusahaan juga terpaksa mengembangkan dan memasarkan produk baru lebih cepat.

2.      Bidang kegiatan pemasaran menjadi semakin rumit dan luas. Perusahaan-perusahaan sekarang  melebarkan pasar mereka, bahkan sampai tingkat pemasaran multinasional. Wawasan tentang perilaku pembeli, meskipun terbatas, masih cukup memberitahukan bahwa masih banyak data perilaku yang perlu dicari dan dimengerti.

3.      Berkurangnya energi dan bahan baku lainnya, berarti harus mendayagunakan sumber daya dan kekuatan tenaga kerja dengan lebih efisien. Sebuah perusahaan perlu mengetahui produk yang menguntungkan dan produk yang harus dihilangkan.

4.      Ketidakpuasan konsumen makin berkembang lebih intensif. Karena manajemen kekurangan informasi yang cukup tentang beberapa aspek dari program pemasarannya. Mungkin perusahaan tidak menyadari bahwa produknya tidak memenuhi harapan konsumen atau pialang atau distributornya tidak berprestasi cukup.

5.      Ledakan pengetahuan yang fantastis. Perusahaan memiliki suplai informasi lebih dari cukup. Karena itu, butuh perkiraan yang harus dibuat dengan informasi itu atau cara mengelolanya. Keuntungan adanya perbaikan yang terus menerus dari komputer dan perlengkapan olah data, manajemen mempunyai sasaran pengolah informasi massal mengenai pemasaran secara cepat dan tidak mahal.

Sebuah sistem informasi pemasaran dapat menolong para pemasar menanggulangi setiap kekuatan dinamis di atas. Meskipun demikian, banya perusahaan tidak berbuat banyak atau mengabaikan pengelolaan informasi dengan cara canggih. Bahkan sekarang banyak perusahaan tidak mempunyai departemen riset pemasaran.

VI.  Prinsip-Prinsip Pemasaran

Banyak orang berpikir mengenai pemasaran dalam arti yang sempit, seperti hanya mencakup penjualan dan periklanaan. Namun, pakar mendefinisikannya sangat luas. Satu definisi menyatakan bahwa pemasaran terdiri dari kegiatan perorangan dan organisasi yang memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran yang memuaskan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan, pendistribusian, promosi dan penentuan harga barang, jasa dan gagasan.

Pandangan ini menunjukaan luasnya permasalahan yang harus dipecahkan oleh manajer pemasaran demikian pula luasnya infoormasi yang diperlukan untuk memecahkan masalah-masalah itu.

Bauran Pemasaran

Manajer pemasaran memiliki bergam sumber daya untuk dikaryakan. Tujuannya adalah mengembangkann strategi yang menerapkan sumber daya ini bagi pemasaran barang, jasa dan gagasan perusahaan.

Strategi pemasaran terdiri dari campuran unsur-unsur yang dinamakan bauran pemasaran (marketing mix) yaitu produk, promosi, tempat, dan harga (product, promotion, place, and price). Semua itu dikenal sebagai 4 P. Produk (product) adalah apa yang dibeli oleh pelanggan untuk memuaskan keinginannya atau kebutuhannya. Produk dapat berupa barang fisik, berbagai jenis jasa, atau suatu gagasan. Promosi (promotion) berhubungan dengan semua cara yang mendorong penjualan produk, ternasuk periklanan dan penjualan langsung. Tempat (place) berhubungan dengan cara mendistribusikan produk secara fisik kepada pelanggan melalui saluran distribusi. Harga (price) terdiri dari semua elemen yang berhubungan dengan apa yang dibayar oleh pelanggan untuk produk itu.

VII.  Evolusi Konsep Sistem Informasi Pemasaran

Pada tahun 1966 Profesir Phillip Kotler dari Northwestern University menggunnakan istilah pusat saraf pemasaran (marketing nerve center) untuk menggambarkan suatu unit baru di dalam pemasaran yang mengumpulkan dan mengolah informasi pemasaran. Ia mengidentifikasikan tiga jenis informasi pemasaran yang digambarkan pada gambar 2.

1.      Intelijen pemasaran (marketing intelligence) adalah informasi yang mengalir  ke perusahaan dari lingkungan.

2.     Informasi pemasaran intern (internal marketing information) adalah informasi yang dikumpulkan di dalam perusahaan.

3.      Komunikasi pemasaran (marketing communication) adalah informasi yang mengalir keluar dari perusahaan ke lingkungan.

Kotler mengenali maksud dukungan keputusan dari pusat saraf itu “...keputusan pemasaran yang rumit seperti menurunkan harga, merevisi wilayah penjualan, atau meningkatkan biaya iklan dapat dievaluasi sebelum dan sesudahnya memlalui analisis ilmiah dari data yang tersedia.” Walau ia tidak menggunakan istilah sistem informasi pemasaran, itulah yang ada dalam pikiran Kotler.

Sistem informasi pemasaran dapat diartikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang bekerja sama dengan sistem informasi fungsional lain untuk mendukung manajemen perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan pemasaran produk perusahaan. Dua elemen dalam definisi tersebut merupakan produk penting. Pertama, semua sistem informasi fungsional harus bekerja sama, dan kedua, dukungan pemecahan maslah tidak terbatas pada manajer pemasaran.

Model Awal Pemasaran

Selama periode 1967-1974, tidak kurang dali lima modal sistem informasi pemasaran dijelaskan dalam literatur. Brien dan Stafford merupakan bagian dari pembuat model pertama, dengan mendasarkan rancangan pada 4P dan menekankan pengembangan program pemasaran strategis. King dan Cleland menekankan perencanaan strategis, sementara Kotler, Montgomery dan Urban, serta Crissy dan Mossman menekankan dukungan keputusan. Berbagai upaya permodelan ini dimulai tahun 1960-an dan berlanjut hingga 1970-an, memberikan landasan teoritis yang kuat untuk sistem informasi fungsional selanjutnya di semua area

RINGKASAN EXECUTIVE INFORMATION SYSTEMS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

RINGKASAN EXECUTIVE INFORMATION SYSTEMS

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Disusun oleh :

1. Faris Ismail (1310208220)

2. Silvia cendana R.E.W (1310208314)

3. Bella Aristiya M (1310208315)

4. Sofyani Putri Y (1310208474)

5. Nana Indriyana Lahay (1310208479)

6. Zulia Zufi P (1310208649)

SI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INSONESIA

SURABAYA

2016

1. Sistem Informasi Executive (EIS)
Menurut Laudon (1994,p8) sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk membantu seorang manajer dalam mengambil keputusan dalam pengontroloan, pengkoordinasian, penganalisaan masalah dan penanggulangan masalah yang kompleks dalam suatu organisasi.
Sistem Informasi Eksekutif merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi para manajer pada tingkat perencanaan strategis (Arief, 2009:286). Kata ‘eksekutif’ berasal dari bahasa Inggris to executive yang artinya menjalankan atau melaksanakan. Istilah eksekutif digunakan untuk mengidentifikasikan manajer yang berada pada level atas suatu struktur organisasi, yang mempunyai pengaruh kuat pada organisasi.  Pengaruh ini dilakukan melalui penentuan rencana strategis dan penerapan kebijakan perusahaan.
Para eksekutif sebagai perencanaan strategis perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi yang disebut SIE, yang dapat menjawab kebutuhan mereka terhadap informasi-informasi summary yang mutakhir cepat dan aktual agar bisa merencanakan dan mengambil keputusan yang tepat dan cepat demi kelangsungan dan perkembangan bisnis perusahaan jangka panjang, apalagi dalam model kondisi ekonomi yang akan mengarah ke globalisasi.
 Vertikal Informasi
Vertikal informasi adalah informasi yang mengalir ke atas, informasi yang menjelaskan tentang data-data operasional bisnis, yaitu data dari transaksi di dalam organisasi. Perusahaan menggunakan data transaksi ini untuk melihat seberapa jauh target, apakah tujuan organisasi sudah tercapai apa belum.
Contoh laporan penjualan, laporan produk-produk yang tidak sesuai dengan target, laporan produk-produk yang tidak laku. Dari laporan ini dapat dilakukan oleh strategi, melakukan push marketing ataupun menghentikan produk yang tidak laku, tidak diminati oleh konsumen.
Ciri-ciri Sistem Informasi untuk Eksekutif (EIS) :
1. Mampu memperlihatkan masalah dan peluang potensial
2. Membantu knowledge worker mengapa masalah dan peluang itu muncul
3. Membantu menemukan strategi untuk memecahkan masalah atau memanfaatkan peluang tersebut


EIS adalah sistem informasi manajemen yang sangat interaktif dan dikombinasikan dengan DSS dan AI untuk:
1. Mengidentifikasikan peluang dan masalah,
2. Mampu menyajikan informasi dari berbagai sudut pandang dan memberikan peluang memperbanyak gambaran untuk memperbaiki pemahaman,
3. Menyediakan tools untuk menganalisa lebih dalam peluang dan masalah sehingga menemukan strategi.
Kemampuan umum yang harus dimiliki:
1. Memanfaatkan data werehouse
2. Kemampuan drill down
3. Menampilkan data yang luwes
4. Identifikasi staff yang bertanggungjawab atas informasi tertentu
5. Menggunakan tools dari DSS dan AI
6. Akses untuk berbagai informasi

Seorang eksekutif memiliki tugas dan tanggungjawab yang sangat besar dan berat dalam usahanya mengendalikan dan mengemudikan organisasi yang dipimpinya. Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang eksekutif sehari-hari adalah:
• Memberikan visi
• Membuat keputusan
• Mendiagnosa dan memecahkan masalah
• Melaksanakan negoisasi
• Menyadarkan dan meyakinkan bawahan

 Karakteristik EIS
Suatu penerapan EIS yang berhasil akan meminimalkan penggunan laporan-laporan hard-copy, namun tetap memberikan informasi-informasi yang paling mutakhir kepada eksekutif. Dengan EIS, informasi yang kualitatif dapat diperoleh tanpa penggunaan banyak kertas.
2. Komponen Utama SISTEM INFORMASI EXECUTIVE
Menurut Thierauf, komponen-komponen utama dari SIE adalah sebagai berikut:
1. Sarana Presentasi Informasi yang memiliki fungsi untuk:
a. Menyajikan data rutin dan merinci suatu informasi (Drill Down)
Menyajikan ringkasan informasi yang paling detail ke bawah secara rinci dan interaktif langsung di monitor dengan menggabungkan dua teknologi informasi yaitu database terpusat dan menu pilihan yang dinamis. Dalam implementasi Sistem Informasi Eksekutif langsung memasuki pelaporan global, tetapi jika seorang eksekutif menginginkan informasi yang lebih rinci, maka drill down ini dapat dimanfaatkan.
b. Pemantauan kecenderungan (Trend Monitoring)
Memberikan informasi tentang perbedaan informasi yang perlu diperhatikan dan tidak. Dengan trend monitoring eksekutif dapat melihat informasi yang paling berkaitan dan berurutan sesuai waktunya (kronologis) sehingga eksekutif mampu mengikuti perkembangan trend yang berlaku.
c. Laporan pengecualian (Exception Report)
Menyajikan informasi tentang penyimpanan standart yang telah terjadi. Laporan ini dibuat secara dinamis dengan menggunakan model yang ada dibentuk parameter-parameter yang dapat secara flexibel bergerak sesuai parameter yang diinginkan. Laporan ini membantu eksekutif ecara otomatis untuk mengarahkan masalah yang dihadapi dan menganalisa semua masalah dan penyimpangan yang ada. Eksekutif tidak perlu menelusuri sendiri setiap detail laporan untuk mengetahui adanya suatu penyimpangan.

d. Multimedia analisa
Analisa ini mempermudah pembacaan informasi dan pengambilan keputusan dengan berbagai sudut pandang.
2. Sarana pembentukan keputusan (Decision Support System), yang dapat membantu eksekutif dalam:
a. Menjelaskan dan menjabarkan penyimpangan/kekecualian yang terjadi.
b. Membentuk suatu model sistem
c. Melihat hal-hal yang mungkin bersifat subyektif dari informasi yang diterimanya.
3. Sarana sistem pemerintahan secara multi dimensi (Multi Dimension Query) dan Multi Dimensi dengan Time Series Data.
Tujuannya:
a. Informasi database dibentu menjadi Matriks Multidimendian (2 dimensi, … n dimensi)
b. Matriks multidimensi dapat dibuat dalam bentuk Sistem Waktu Berseri tertentu (Time Series).
c. Mempermudah pembacaan informasi dan pengambilan keputusan karena informasi sudah dalam bentuk Matriks dan per periodik waktu.
3. Konsep-konsep Dasar Manajemen EIS
Konsep EIS dibangun atas konsep dasar manajemen. Konsep-konsep yang akan dibahas adalah Critical Succes Factors (CFSs) atau faktor-faktor penentu keberhasilan.
• Manajemen by Exception
Tampilan layar yang digunakan oleh eksekutif sering menyertakan management by exception yaitu perbandingan antara kinerja yang dianggarkan dengan kinerja aktual. Perangkat lunak EIS bisa mengidentifikasikan perkecualian-perkecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.
• Mental Models
Peranan utama EIS adalah membuat sintesa atau menyarikan data dan informasi bervoume besar untuk meningkatkan kegunaanya. Pengambilan sari ini sering disebut pemantapan informasi (information compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.
• Critical Succes Factors (CSFs)
Metode CFS ini cocok digunakan untuk menentukan kebutuhan informasi tingkat strategis yaitu khususnya pada waktu mengembangkan sistem pelaporan manajemen, DSS dan EIS. CFS merupakan sejumlah kecil tujuan-tujuan operasional yang mudah di identifikasikan, dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer atau pengambilan keputusan dan lingkungan yang dapat mempengaruhi keberhasilan perusahaan atau organisasi.

Analisa CFSs dapat memberikan 2(dua) dampak bagi seorang eksekutif, yaitu:
1. Memberikan eksekutif untuk memfokuskan kegiatan mereka pada hal-hal yang sangat penting
2. Membantu eksekutif untuk berfikir melalui informasi yang dibutuhkan. Ini yang menolong perencanaan sistem informasi dalam mengidentifikasikan informasi kritis dan menyediakan bagi eksekutif yang membutuhkan.
4. Faktor-faktor Penentu Keberhasilan EIS
Faktor-faktor penentu keberhasilan dari EIS menurut Rockart & DeLong (MCLeod, 1996, p174-175) antara lain adalah :
1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen
Eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapan. Usaha EIS yang paling berhasil adalah yang pemakai petamanya adalah puncak eksekutif.
2. Sponsor operasi
Sponsor eksekutif kemungkinan besar terlalu sibuk untuk mencuahkan banyak waktu untuk penerapan. Tugas itu harus diberikan kepada eksekutif tingkat puncak lain, seperti wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerja sama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan bahwa pekerjaan itu telaksana.
3. Staf jasa informasi yang sesuai
Harus tersedia spesialis informasi yang tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem ini. Area teknologi informasi yang dapat diterapkan meliputi komunikasi data, database, dan grapichal user interface.
4. Teknologi informasi yang sesuai
Para penerap EIS seharusnya tidak berlebihan dan memasukkan perangkat keras atau perangkat lunak yang tidak perlu. Sistem itu harus sesederhana mungkin dan haus memberikan tepat seperti yang eksekutif inginkan tidak lebih dan tidak kurang.
5. Manajemen data
Tidak cukup hanya menampilkan informasi. Eksekutif harus mengetahui seberapa mukhtahir data itu. Eksekutif juga harus mampu mengikuti analisis data. Analisis ini dapat dicapai melalui drill down, dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya.
6. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis
Sebagian besar EIS yang berhasil dirancang untuk memecahkan masalah-masalah spesifik atau memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani oleh teknologi informasi.
5. Perbedaan Sistem Informasi Manajemen (SIM), Sistem Pendukung Keputusan (DSS)/DSS dengan Sistem Informasi Eksekutif (SIE).
Secara prinsip Sistem Informasi ksekutif dimana EIS dirancang untuk membantu eksekutif atau manajer senior untuk melakukan pemantauan terhadap perencanaan strategis di masa yang akan datang. Sedangkan SIM merupakan sistem yang dirancang untuk menangani dan membantu manajer menengah dalam menjalankan fungsi perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyampaikan laporan-laporan yang dihasilkan secara periodik. Sistem Pendukung Keputusan (DSS) adalah tipe lain dari pada sistem informasi komputer yang dirancang untuk mendukung dan meningkatkan proses pengamilan keputusan.
Akan semakin banyak pengguna komputer yang akan semakin mengenal DSS karena sistem ini dikembangkan sebagai suatu alat bagi manajer tingkat menengah sampai bawah dan analisis sistem. DSS ini dikembangkan untuk mendukung keputusan dari tingkat menengah keatas, sedangkan EIS berkonsentrasi pada tingkat manajemen paling atas.

Kelebihan Kelemahan
• Mudah untuk digunakan eksekutif tingkat atas
• Pengoperasian tidak membutuhkan pengetahuan komputer yang ekstensif
• Menyediakan informasi summary perusahaan secara tepat waktu
• Menyediakan pemahaman yang lebih beik terhadap informasi
• Menyaring data untuk manajemen waktu yang lebih baik
• Menyediakan sistem untuk tracking informasi yang semakin meningkat • Fungsi yang tebatas
• Tidak bisa melakukan perhitungan yang kompleks
• Sulit untuk mengkuantifikasikan manfaat dari implementasi SIE
• Bisa mengakibatkan kelebihan informasi bagi banyak eksekutif
• Sistem bisa menjadi terlalu besar untuk dikelola
• Sulit dalam menjaga data tetap mutakhir
• Data input requirement tambahan seringkali kurang diperhitungkan
• Memberikan masalah data security

RINGKASAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

RINGKASAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Disusun oleh:

1. Faris Ismail (1310208220)

2. Silvia Cendana R.E.W (1310208314)

3. Bella Aristya M (1310208315)

4. Sofyani Putri Y (1310208474)

5. Nana Indriyana Lahay (1310208479)

6. Zulia Zufi P (1310208649)

S1 MANAJAMEN

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA

SURABAYA

2016

1. Pengenalan Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (SIM) (dalam bahasa inggris: management information system, MIS) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia.dokumen, teknologi dan prosedur oleh akutansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

Perancangan, penerapan dan pengoperasian SIM cukup mahal dan sulit. Upaya  dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan muncunya peraturan dari pemerintah.

Ada beberapa tujuan umum dari adanya SIM . yakni :

1.Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

2.Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

3.Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

Bagi perusahaan-perusahaan besar, kepetingan system informasi manajemen rasanya sudah tidak dapat diabaikan. Sistem infomarsi menajemen dibeberapa perusahaan besar setidak-tidaknya memiliki 5 komponen, yaitu:

 Sistem Pemprosesan Data (Data Proscesing System)

system ini merupakan subsistem dari SIM yang melakukan proses penyesuaian (update) atas berbagai database yang terdapat dalam perusahaan dan menyajikannya dalam bentuk informasi terkini sebagaimana dibutuhkan oleh manajemen perusahaan. System pemprosesan data ini dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu batch processing dan online processing. Pemprosesan data secara batch adalah pengaupdatean database melalui pengumpalan data pada satu periode tertentu untuk kemudian dilakukan update pada satu waktu tertentu secara serentak. Pemprosesan data secara online adalah pendekataan yang melakukan update terus-menerus mengikuti proses pemasukan data yang terbaru.

 Sistem Pelaporan Manajemen ( Management Reporting System)

sistem pelaporan manajemen bertujuan untuk mengumpulkan data yang kemudian diproses untuk menghasilkan informasi atau laporan yang diperlukan oleh manajer dalam menentukan perencanaan dan mengambil keputusan. Beberapa jenis pelaporan manajemen yang sudah dikenal dan dinyatakan, sebagai berikut :

1.      Laporan Detail (Detail Report). Laporan yang memuat informasi detail dari setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan berdasarkan waktunya serta informasi detail lainnya.

2.      Laporan Ringkas(Summary Report). Laporan ini memuat beberapa informasi penting yang diperlukan, yaitu pada manajemen pada level yang lebih tinggi.

3.      Laporan Pengecualian(Exception Report). Merupakan laporan yang menyampaikan beberapa penyimpangan atas strandar tertentu yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

4.      Laporan Atas Permintaan(On Demand Report). Laporan ini dilaporkan atas dasar permintaan saja.

 Sistem Pendukung Dalam Pengambilan Keputusan(Decision Support System)

System ini secara terprogram mampu menjawab beberapa kasus dalam perusahaan yang menyangkut jawaban atas pertanyaan “bagamana apabila”. Decision Support Systemdapat dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah semi-terstruktur yang spesifik.

Tujuan dari Decision Support System (DSS) antara lain adalah :

·         membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi struktur

·         mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya

·         meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan seorang manajer dari pada efisiensinya.

 Sistem Otomasi Kantor (Office Automatic System)

System otomasi kantor ini merupakan system komunikasi. Komunikasi dalam perusahaan dan kantor pada masa ini memanfaatkan jaringan computer untuk melakukan komunikasi satu sama lain melalui computer yang terkoneksi melalui jaringan tertentu. Dianatar system aplikasi ini adalah :

1.      System Pemprosesan Kata(Word Processing System), yaitu system untuk mengirimkan pesan-pesan kepada pegawai-pegawai

2.      Sistem Surat Elektronik(E-mail System), yaitu system untuk melakukan komunikasi secara langsung kepada staf lain sekalipun berbeda ruangan atau tempat.

3.      Sistem Penjadwalan Depeartemen(Departement Scheduling System), yaitu system untuk melakukan penjadwalan pertemuan dan berbagai aktivitas dalam sebuah perusahaan.

4.      Telepon Seluler(Celuler Phone), yaitu jasa pemakaina telepon yang bias digunakan dan dihubungkan dimanapun seseornag berada.

5.      Sistem Peranta (Pager System), yaitu jasa pengiriman pesan singkat melalui operator tertentu.

 Sistem Pintar (Expert System)

System pintar adalah system komputer yang memberikan informasi kepada manajer hal-hal yang biasanya dibutuhkan dan diperoleh dari seorang pakar atau konsultan.

2. Model Sistem Informasi Manajemen

Definisi model sistem informasi manajemen dapat digambarkan pada gambar dibawah. Database berisi data yang disediakan oleh SIA.Selain itu,data maupun informasi dimasukkan dari lingkungan .Isi databse digunakan oleh perangkat lunak yang menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus,serta model matematika yang mensimulasikan beragam aspek operasi perusahaan.Output perangkat lunak digunakan oleh orang-orang dalam perusahaan yang bertanggung jawab memecahkan masalah perusahaan. Tidak seperti SIA,SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan.

3. Konsep Organisasi Sistem Informasi

A. Konsep Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Menurut beberapa ahli SIM adalah:

• Robert G. Murdick & Joel E Ross

Proses komunikasi dimana input dan output yang direkam, disimpan dan diproses untuk pengambialn keputusan, mengenai perancangan, pengoperasian dan pengendalian.

• Gordon B Davis

Sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menghasilkan informasi guna mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Dari definisi diatas dapat diuraikan lebih lanjut bahwa:

1. Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi sebagian dari sub-sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan manajemen, sementara yang lainya berperan ganda.

2. Sistem Informasi Manajemen di koordinasikan secara terpusat untuk menjamamin bahwa data yang di proses dapat di operasikan secara terencana dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja secara efisien.

3. Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi. Apabila data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan menjadi informasi.

4. Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan gaya manajer Sistem Informasi Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya. Para perancang sistem apabila akan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak efektif. Untuk lebih memahami definisi dari SIM, perhatkan model definisi SIM dibawah ini:

Pemroses informasi berada pada sebelah kiri. Ia mencakup komputer dengan database yang berisi data dan infomasi yang berasal data dan informasi yang berasal dari internal dan lingkungan dan juga perpustakaan software. Unsur penting lain yang walaupun tidak nampak pada model tersebut adalah staf spesialis infomasi.

Pemroses informasi memberikan informasi dalam tiga bentuk dasar kepada pemakai SIM. Pemakai, yang ditampilkan di tengah dengan diagram organisasi ditempatkan pada tingkat organisasional dan dalam semua area fungsi.

Sisi sebelah kanan dari model menunjukkan bagaimana informasi digunakan dalam pemecahan masalah. Tanda panah besar yang menghubungkan ketiga bentuk informasi dengan langkah pemecahan masalah menunjukkan bagaimana pemakai menerapkan output SIM. Informasi tersebut memberi keterangan kepada masalah, bukan kepada keputusan tertentu, dan ia diperuntukkan bagi manajer untuk menentukan bagaimana informasi tersebut akan digunakan.

Kegiatan dari manajemen yang merupakan salah satu bagian dari SIM, yaitu:

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

• Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

• Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.

• Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

Berikut ini merupakan karakteristik dari SIM :

1. Merupakan salah satu dari 5 sub sistem dalam CBIS (Computer Based Information System/Sistem Informasi Berbasis Komputer).

2. Merupakan tujuan untukmempertemukan seluruh informasi yang diperlukan oleh manajer pada semua tingkat organisasi.

3. Merupakan seluruh fungsi sistem informasi didalam suatu sub sistem input, database dan sub sistem output.

4. Memberikan gambaran terhadap atitude eksekutif dengan penyediaan komputer untuk membantu pemecahan masalah organisasi.

Kemampuan sebuah Sistem Informasi Manajemen, meliputi :

Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.

SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :

1. Pemrosesan data batch

2. Pemrosesan data tunggal

3. Pemrosesan on-line, real time

4. Komunikasi data dan switching pesan

5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file

6. Pencarian records dan analisis

7. Pencarian file

8. Algoritme dan model keputusan

9. Otomatisasi kantor.

Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Sebenarnya secara teori, komputer bukanlah persyarat mutlak bagi sebuah Sistem Informasi Manajemen (SIM), namun dalam praktek agaknya menjadi suatu kepercayaan bahwa Sistem Informasi Manajemen yang baik tidak akan berjalan lancar tanpa bantuan kemampuan sebuah komputer, sehingga timbulah sistem informasi berbasis komputer (CBIS). Berikut ini merupakan bagan yang menjelaskan SIM sebagai sub unit suatu sistem

Bagan diatas menunjukkan SIM sebagai subsistem Sistem Informasi Berbasis Komputer

Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

B. Struktur Organisasi dan Teori Manajemen

• Organisasi merupakan alat yang digunakan manusia untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Keberhasilan organisasi merupakan gabungan antara kemahiran manajerial dan keterampilan teknis para pelaksana kegiatan operasional. Manajemen selalu berkaitan dengan kehidupan organisasi. Tujuan mempelajari organisasi pada umumnya untuk memperbaiki antar hubungan manusia, perilaku organisasi, berusaha menolong manusia dan organisasi agar dapat saling berhubungan secara lebih efektif.

• Manajemen merupakan suatu ilmu dan seni menggerakan orang lain untuk mencapai tujuan tertentu. Manajemen diibaratkan darah yang mengalir pada tubuh manusia, yang penerapannya sangat situasional tergantung dari situasi dan kondisi serta kekhasan dari organisasi yang memakainya.

•Kata Manajemen pada tahun 1914 berasal dari teoritikus manajemen Prancis , Henri Royal kuno ménagement, yang memilikiarti seni melaksanakan dan mengatur. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan oranglain untuk mencapai tujuan organisasi

Manajemen terdiri dari fungsi-fungsi berupa perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf, pengkoordinasian, pengarahan dan pengendalian adalah menyangkut kegiatan pembentukan struktur, pengambilan keputusan dan interaksi manusia.

RINGKASAN SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

RINGKASAN SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Disusun oleh:

1. Faris Ismail                  (1310208220)

2. Silvia Cendana R.E.W (1310208314)

3. Bella Aristya M           (1310208315)

4. Sofyani Putri Y            (1310208474)

5. Nana Indriyana Lahay (1310208479)

6. Zulia Zufi P                 (1310208649)

S1 MANAJAMEN

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA

SURABAYA

2016

2.1 PENGERTIAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)

Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan Informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi yang berguna bagi semua pemakai baik di dalam maupun di luar perusahaan.

Sistem Informasi Akuntansi juga dapat diartikan sebagai kumpulan kegiata-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan Informasi keuangan dan Informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal maupun eksternal perusahaan.

Sistem Informasi Akuntansi menyiapkan informasi bagi manajemen dengan melaksanakan operasi-operasi tertentu atas semua data sumber yang diterimanya dan juga mempengaruhi hubungan organisasi perusahaan dengan lingkungan sekitarnya.

Sebagai sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem yang bertugas mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupum di luar perusahaan. Selain itu sistem informasi akuntansi adalah satu – satunya CBIS(Computer Based Information System) yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan.

Informasi akuntansi  berhubungan dengan suatu fungsi yang bertanggung jawab terhadap arus dana kedalam perusahaan, dana diperlukan untuk mendukung kegiatan pemasaran, manufaktur dan kegiatan lainnya maka dari itu sangat perlu mengontrol semua arus dana agar penggunaannya bisa efektif.

Banyak pihak berkepentingan terhadap informasi keuangan suatu perusahaan. Jika dikategorikan ada dua kelompok besar yang sangat berkepentingan yaitu pihak eksternal dan internal. Keduanya mempunya peranan yang kuat dalam menentukan pertumbuhan perusahaan , terutama pihak internal yang terlibat langsung pada pengelolaan keuangan. Informasi yang dihasilkan oleh pihak internal perusahaan di gunakan sebagai pendukung dalam kegiatan perusahaan sehari – hari dan pendukung dalam proses pengambilan keputusan.

Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :

-           informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak external.

-           Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.

Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan :

Analisa Perilaku

Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.

Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif.

Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.

Metode Kuantitatif

Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.

Komputer

Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.

Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

1.    Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

2.    Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

3.    Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:

1.    Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.

2.    Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan

3.    Meningkatkan efisiensi

4.    Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan

5.    Meningkatkan sharing knowledge

6.    menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mempelajari SIA :

-       Bagaimana mengumpulkan data dan mengkaitkannya dengan aktivitas organisasi/perusahaan.

-       Bagaimana caranya menyalurkan data, informasi sehingga berguna bagi pengambilan keputusan

-       Bagaiaman caranya menjamin realbilitas, keakuratan dan kecepatan data dan informasi yang disajikan.

           Perbedaan utama Sistem Informasi Akuntansi dan Sistem Informasi Manajemen terletak pada ruang lingkup, yaitu sistem Informasi manajemen mencakup semua data yang terdapat dalam organisasi, semua aktivitas pengolahan di dalam organisasi dan seiring Informasi yang digunakan oleh orang-orang dalam organisasi. Sistem Informasi akuntansi hanya meliputi jenis data dari Informasi tertentu. Dengan kata lain, sistem Informasi akuntansi merupakan subsistem Informasi manajemen di dalam suatu organisasi.

           Sistem Informasi akuntansi merupakan subsistem Informasi yang paling banyak menembus dan seiring paling besar dalam organisasi perusahaan. Dalam banyak organisasi, sistem Informasi akuntansi merupakan salah satunya sistem Informasi yang dibentuk secara formal.

2.2. KONSEP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)

DEFINISI SIA

Sebuah sistem informasi yang merubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya.

TUJUAN SIA

- Mendukung operasi-operasi sehari-hari

- Mendukung pengambilan keputusan manajemen

- Memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban

KOMPONEN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

- Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut

- Prosedur-prosedur, baik manual maupun terototomatisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi

- Data tentang proses-proses bisnis

- Software yang dipakai untuk memproses data organisasi

- Infrastruktur teknologi informasi

FUNGSI SIA DALAM ORGANISASI

- Mengumpulkan dan menyimpan aktivitas yang dilaksanakan disuatu organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut dan para pelaku dalam aktivitas tersebut

- Mangubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen

- Menyediakan pengendalian yang memadai

AKTIVITAS DALAM RANTAI NILAI ORGANISASI

- Inbound Logistics : penerimaan, penyimpanan dan distribusi bahan-bahan masukan

- Operasi : aktivitas untuk mengubah masukan menjadi barang dan jasa

- Outbound Logistics : distribusi produk ke pelanggan

- Pemasaran dan Penjualan

- Pelayanan : Dukungan purna jual dan maintenance

AKTIVITAS PENDUKUNG ORGANISASI

- Infrastruktur Perusahaan : akuntansi, hukum, administrasi umum

- Sumber Daya Manusia : perekrutan, pengontrolan, pelatihan dan kompensasi kepada pegawai

- Teknologi : Peningkatan produk dan jasa (penelitian)

- Pembelian

RANTAI SUPLAY

- Bahan Mentah Pemasok

- Pabrik

- Distributor

- Pengecer

- Konsumen

DATA

1. Data mengarah pada fakta-fakta yang kita kumpulkan, simpan dan proses dengan sistem informasi

2. Misal untuk penjualan, data yang perlu dikumpulkan adalah:

    – Fakta mengenai kejadian-kejadian (tanggal penjualan, jumlah, dll)

    – Sumber data (identitas barang dan jasa, harga per unit, dll)

    – Para pelaku (identitas pelanggan dan penjual produk)   

INFORMASI

1. Data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti

2. Karakteristik informasi yang berguna:

   – Relevan

   – Andal

   – Lengkap

   – Tepat waktu

   – Dapat dipahami

   – Dapat diverifikasi

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1. Langkah Pengambilan Keputusan:

    – Identifikasi Masalah

    – Pemilihan metode pemecahan masalah

    – Mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk melaksanakan model keputusan tersebut

    – Mengimplementasikan model tersebut

    – Mengevaluasi sisi positif dari tiap alternatif yang ada

    – Melaksanakan solusi terpilih

2.3. Tugas Pengolahan Data

1. Pengumpulan Data

Pada pengumpulan data, sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.

2. Perubahan Data / Manipulasi Data

Perubahan data / Manipulasi data adalah proses pengolahan data menjadi informasi yang lebih berguna.

Manipulasi Data ;

Operasi Manipulasi data meliputi :

a.      Pengklasifikasian

Setiap karyawan digolongkan menurut departemen.

b.     Pengurutan

Catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data.

c.      Perhitungan

Melakukan perhitungan dalam pembayaran gaji karyawan.

d.     Pengikhtisaran

Banyak data yang perlu disarikan menjadi bentuk total, subtotal, dan rata-rata.

3.Penyimpanan Data

Data disimpan pada media penyimpanan sekunder dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk suatu database. Sebagian besar dat dalam database adalah data akuntansi.

4.Penyiapan Dokumen

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar perusahaan. Umumnya, output berbentuk dokumen tercetak. Namun, semakin banyak pemakai menggunakan tampilan layar. Output pada SIA dipicu oleh 2 hal:

• Oleh suatu tindakan, output dihasilkan jika sesuatu terjadi.
• Oleh jadwal waktu, output dihasilkan pada saat tertentu.

5.Pembuatan Dokumen

Dokumentasi adalah kumpulan dari dokumen-dokumen. Dokumen dokumen dalam dokumentasi system informasi akuntansi berisi tulisan berbentuk uraian (narative), formulir, flowchart, diagram dan tulisan lainya menjelaskan bagaimana system bekerja. Informasi yang terkandung dalam dokumentasi harus dapat menjelaskan tentang apa, siapa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, informasi dikeluarkan serta didistribusikan, dan system dikendalikan. Karena diagram dapat merespresentasikan ribuan kata maka para pengembang system informasi akuntansi lebih suka menggunaka diagram seperti  flowchart, Data flow digram,Entiti Relationsiptori adalah tempat dimana dokumen-dokumen / dokumentasi , program yang berklaiatan dengan aplikasi dan projek disimpan. Tempat penyimpanan dokumen ini sangat membantu seorang analisis system untuk selalu dapat berhubungan dengan system informasi akuntansi suatu perusahaan baik secara keseluruhan atau perbagian secara mendetail.

   Peranan teknik pendokumentasian sebenarnya tergantung dari jenis pekerjaan, teknik pendokumentasi memiliki peranan panting dalam hal berikut ini:

1.      Sebuah sistem beropersi dapat terbaca dari dokumentasi yang tersedia.

2.      Dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dokumentasi sistem pengendalian internal dan dapat menentapkan apakah sistem tersebut memenuhi kebutuhan perusahaan.

3.      Sebuah sistem berfungsi secara optimal, apabila sistem tersebut dapat secara mudah dimengerti prosedurnya oleh orang lain dan dalam pengembangan sistem baru harus menunjukkan sistem pengendalian internalnya

6. Sifat Pengolahan Data

Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan area aplikasi yang lain. Pengolahan data menjalankan tugas yang penting
Pengolahan data adalah aktivitas yang diperlukan. Mengikuti prosedur standar secara relative. Peraturn dan latihan yang diterima menguraikan atau menerangkan cara pengolahan data yang akan dilakukan. Menghimpun data yang detail atau lengkap. Karena record pengolahan data menggambarkan aktivitas perusahaan secara lengkap, maka ia akan jadi alat untuk merekontruksi kembali tindakan/transaksi tersebut secara urut jika record diperlukan. Kronologi itu disebut dengan audit trail. Mempunyai fokus historis yang paling utama. Memberikan informasi pemecahn masalah mini.

2.4. Contoh Sistem pengolahan data / Sistem Informasi Akuntansi pada sistem pemasaran

"Sistem Distribusi" Sistem Distribusi memiliki 3 SubSistem utama, yaitu:

1. SubSistem pesanan pelanggan: Subsistem yang menangani order dari pelanggan.

-Pemasukan Pesanan

• Edit data pesanan
• Menghitung pemeriksaan kredit
• Log pemesanan
• Menandai pesanan yang telah dipenuhi

-Persediaan

• Memeriksa saldo persediaan
• Memeriksa titik pemesanan kembali
• Menambahkan jenis barang yang diterima
• Menyediakan data buku besar

-Penagihan

• Mendapatkan data pelanggan
• Menyipkan Faktur

-Piutang Dagang

• Menambah piutang baru & menghapus piutang yang telah dibayar
• Menyediakan data buku besar

2. SubSistem pemesanan stok tambahan: Subsistem yang menangani perubahan dalam sediaan dan memberikan informasi pengiriman dan pemesanan kembali.

-Pembelian

• Memilih pemasok
• Mendapat komitmen lisan
• Menyiapkan pesanan pembelian
• Menutup pesanan pembelian

-Penerimaan

• Proses penerimaan
• Memberitahukan system lain

-Hutang dagang

• Membuat cacatan hutang pada pemasok
• Membayar pada pemasok
• Meghapus hutang yang telah dibayar
• Menyediakan data buku besar

3. SubSistem proses buku besar

Subsistem ini mengkonsolidasikan data dari sistem akuntansi yang lain dan menghasilkan pernyataan-pernyataan dan laporan bisnis yang bersifat periodik.

2.5. Peranan pemrosesan data dalam memecahkan masalah

• Menghasilkan output-output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar, yang sangat berguna danpenting dalam area keuangan dan pada tingkat manajemen puncak.
• Sistem informasi Akuntansi (SIA) menyediakan Database yang lengkap yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Database ini menyediakan banyak input bagi subsistem CBIS( Computer BasedInformation System) lain (terutama SIM dan DSS).